Os Desafios do Siscoserv: Manter profissionais treinados e atualizados

Uma das tarefas mais difíceis para as empresas no Siscoserv tem sido este que será o tema do nosso post de hoje, “Desafios do Siscoserv: Manter profissionais treinados e atualizados”.

Um dos maiores desafios do Siscoserv, para as empresas que precisam apresentar seus registros, é o de manter profissionais treinados e atualizados com toda a legislação que envolve o sistema, para cumprir com a entrega dos registros aos quais estas empresas estão submetidas por força dos normativos do sistema.

Nós temos, até o momento:

• Cerca de 250 soluções de consulta versando só sobre o tema Siscoserv,
• Mais de 10 manuais sobre o sistema desde a sua implantação – todos trazendo algum tipo de evolução, normalmente a pedido das próprias empresas, que pedem simplificações no sistema, ou por conta de evoluções necessárias para fins estatísticos ou de fiscalização –
• Além da legislação normal que instituiu o Siscoserv
  • (Lei nº 12.546/2011),
  • Também há a instrução normativa da Receita Federal (IN 1277/2012),
  • O Decreto Lei 7.708/2012  que deu vida à NBS
  • E as portarias conjuntas interministeriais que dão vida à cada nova versão dos manuais.

E por que são tantas soluções de consulta?

Pelo fato de as empresas continuarem ainda com muitas dúvidas, mesmo que muitas delas já tenham sido pacificadas

• Somente as dúvidas referentes a fretes e a divisão da obrigação entre agentes de carga e seus clientes importadores e exportadores, já foi objeto de mais de 100 soluções de consulta específicas, incluindo soluções COSIT e DISIT.

O grande desafio é que as empresas consigam:

• contratar,
• capacitar,
• treinar
• e manter pessoas em seus quadros de colaboradores com tempo para
  • entender o Siscoserv,
  • estudar
  • e se atualizar no sistema.

O risco é o de não conseguir fazer os seus registros de maneira correta e atualizada, a cada vez que surge alguma nova forma de registro, nova classificação ou novo serviço sujeito a registro.

Quem precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos aqui sempre à sua disposição para ajudá-lo.

Veja a Playlist no Youtube com todos os vídeos da série:

Os Desafios do Siscoserv: Saber o que e como registrar no Sistema

Neste novo vídeo da série, iremos falar sobre grandes “Desafios do Siscoserv: Saber o que e como registrar no Sistema”:

Um grande desafio que o Siscoserv apresentou para as empresas desde a sua criação foi que elas conseguissem definir:

• o que deve ser registrado;
• quem deve registrar;
• quando;
• como deve ser feito esse registro.

Isso tudo acaba impactando em quem dentro estrutura da empresa – qual área da empresa ou quais áreas – devem ser responsáveis pelo registro.

Muitas empresas tem até agora atribuído a necessidade e a tarefa de fazer o registro no Siscoserv para a área errada, uma área que de repente não está preparada no ponto de vista:

• de formação;
• de informação;
• de sistema;
• de apoio;
• de documento da informação na hora que ela é necessária.

Muitas vezes, a empresa deixa para a área final – fiscal, contábil – que não tem ciência sobre o que aconteceu no começo da contração da prestação daquele serviço, ou para área que contrata e presta o serviço mas que não tem uma leitura de toda a parte fiscal envolvida.

O Siscoserv tem ligação com outras obrigações acessórias e principais. Um grande desafio e, não raro, um dos equívocos das empresas é colocar a obrigação de fazer o Siscoserv na área errada, isto quando não deixam para outro intermediário ou prestador de serviço que está fora da empresa e que não vivencia as transações que acontecem.

Isso tudo pode acarretar  registro equivocado e fazer apenas com que a empresa troque de problema, ela deixa de ter o problema de não registrar e passa a ter o problema de registrar com algum tipo de equívoco, o que pode custar tão caro quanto não fazer.

Caso você precise de ajuda com esse desafio, temos alguns materiais gratuitos explicando:

• Quais são os serviços mais comuns;
• Como fazer o diagnóstico de uma empresa;
• Como a empresa pode identificar os serviços sujeitos a registro;
• Quem deve registrar.

Dentro do nosso processo de atendimento, antes de atender, nós procuramos fazer o diagnóstico ainda na etapa comercial para saber se podemos ajudar a empresa e se ela precisa realmente de ajuda e, só então, se houver necessidade, prosseguimos com a parceria.

Mas independente de quem irá lhe auxiliar, pare um momento dentro da sua empresa, chame as outra áreas envolvidas no processo de contratação do serviços e tome muito cuidado ao determinar quem deve fazer cada etapa do processo ou o processo todo. Independente do responsável por esse processo, ele terá que possuir:

• A informação correta;
• No tempo correto;
• No prazo correto;
• Os documentos corretos;
• O entendimento de todos os demais prestadores e contratantes de serviço na empresa.

Estas informações e esses documentos, junto aos fornecedores inclusive, são necessários para quem quer que seja que vá cumprir com a necessidade de entregar as informações no Siscoserv.

Quem precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos aqui sempre à sua disposição para ajudá-lo.

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Os Desafios do Siscoserv: Dúvidas sobre NIF, NBS, Modo, Datas e Enquadramento

Nosso terceiro post da série traz mais um dos pontos de maior dúvida e equívoco quando se trata de registros no Siscoserv, o tema de hoje é “Desafios do Siscoserv: Dúvidas sobre NIF, NBS, Modo, Datas e Enquadramento”.

Siscoserv: Dúvidas sobre NIF, NBS, Modo, Datas e Enquadramento

Siscoserv: Dúvidas sobre NIF, NBS, Modo, Datas e Enquadramento: O outro grande desafio que as empresas e pessoas que fazem registros no Siscoserv enfrentam com muita frequência é com relação a alguns campos específicos do Siscoserv que não eram até hoje informações do dia a dia das pessoas.

Um desses campos é o NIF – Número de Identificação Fiscal, que equivale a inscrição da pessoa física ou jurídica lá no seu país.

Aqui no Brasil nós chamamos de CPF e CNPJ, mas em outros países cada um tem eventualmente um nome diferente para essa informação e não raro as pessoas tem muita dificuldade em obter esse número de identificação, ele é obrigatório desde Junho de 2016.

Além de ser obrigatório, um novo campo foi introduzido no Siscoserv para identificar o motivo do preenchimento do NIF.

Esse campo é muito importante para a Receita Federal pois ele permite o cruzamento de dados, como por exemplo aqui no Brasil o CNPJ. Qualquer nota, qualquer documento que a Receita Federal quiser cruzar ela vai usar obviamente o CNPJ das empresas envolvidas.

Como lá fora nós não temos um número de inscrição, aqui dentro a Receita pede que coloquemos o número de inscrição da empresa lá no seu país de domicílio e essa informação é muito importante para fins de cruzamento, valoração e uma série de outras análises pelos órgãos competentes.

Além do NIF, nós temos a NBS – Nomenclatura Brasileira de Serviços, Intangíveis e outras Operações que produzam Variações no Patrimônio – que é assunto para uma aula inteira.

A NBS faz com que seja necessário, antes de se fazer um registro no sistema, a classificação fiscal do serviço observando todas as regras de classificação. Exitem NBS’s que podemos classificar em poucos minutos mas outras requerem horas ou mesmo dias de análise de estudo, de análise de outras leis complementares e de algumas coisas que envolvem Imposto de Renda, Marcas e Patentes, cargas, mercadorias que tenham condicionamentos modais diferentes.

Então a classificação na NBS também é um dos  maiores desafios apresentados a quem quer efetuar os seus registros.

Além disso existem outros campos que não eram do dia a dia das empresas como o Modo de Prestação  – modo transfronteiriço, consumo no Brasil, consumo no exterior, presença comercial no exterior.

Esse é um campo deveras importante por que além de identificar se houve deslocamento do tomador ou do prestador do serviço ou se, houve prestação lá no país de domicilio do prestador ou o contrário, ele também pode servir para que as prefeituras verifiquem dentro da:

•  Lei complementar nº 116
• Dentro de todas as normativas relativas ao ISS

Através desse campo as prefeituras podem observar o modo de prestação, para identificar se há ou não a incidência de ISS, para então cobrar aquele contribuinte que está contratando ou eventualmente prestando um serviço, então o modo também é um campo bastante relevante na hora de se fazer o preenchimento do Siscoserv.

O Enquadramento também é um campo muito importante, e um dos principais motivos dos Siscoserv ter sido criado foi esse campo.

POR QUE?

Enquadramento é o campo onde preenchemos qual o mecanismo de apoio foi utilizado por uma pessoa física ou jurídica na hora de efetuar o registro no Siscoserv.

E o que são esses mecanismos de apoio?

São os benefícios sejam de:

• Fomento;
• Financiamentos;
• BNDES;
• ACC (Adiantamento de Contrato de Câmbio) e ACE (Adiantamento sob Cambiais Entregues) de serviço;
• Aquisição de serviços com uma redução de impostos a zero como por exemplo nas feiras no exterior – promoções de destinos turísticos, bens e serviços – do Brasil no exterior.

Há a previsão de uma redução a zero no Imposto de Renda e há também a necessidade de mencionar nesse campo que houve esse mecanismo de apoio que reduziu a zero o IR. Isso auxilia os órgãos competentes na verificação do o quanto esses mecanismos estão sendo utilizados pelas empresas e obviamente o quanto o governo está abrindo mão de recolher em impostos.

Também há a redução de imposto a zero sobre o frete internacional, sobre a comissão de agente de mercadoria na exportação e uma série de outros mecanismos previstos nos manuais do Siscoserv.

Todos esses campos estão presentes em cada uma das declarações do Siscoserv e são certamente um desafio que as pessoas que devem fazer as entregas mensalmente das empresas vem enfrentando.

É muito importante que essas pessoas tenham algum apoio continuado, alguma orientação, um e-mail ou telefone para que possam pedir ajuda quando necessário, porque a única certeza que temos é de que não há certeza absoluta sobre tudo no Siscoserv então fica claro que essas pessoas em algum momento vão precisar de ajuda e é muito importante saber com quem contar.

Quem precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos aqui sempre à sua disposição para ajudá-lo.

 

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Os Desafios do Siscoserv: Controlar Registros, Saldos, Retificações e Aditivos

Um dos grandes desafios que também se apresenta para as pessoas que fazem os registros das empresas no Siscoserv é o de controlar os registros que já foram feitos, os saldos das transações, as retificações, os aditivos. No post “Siscoserv: Controlar Registros, Saldos, Retificações e Aditivos”, nosso objetivo é demonstrar todas as implicações deste tema.

Recentemente, na Federação das Indústrias de São Paulo em um evento com a Receita Federal e com o MDIC sobre Siscoserv, a representante do MDIC deixou claro que um dos erros mais comuns no Siscoserv é que as pessoas vão até o sistema, fazem os seus registros de aquisição ou de venda e depois esquecem, ou muitas vezes nem sabem, que existe a necessidade de se complementar aquele registro, de preencher, de zerar o saldo daquele registro.

Todo registro de aquisição de serviço precisa ter no mínimo um registro de pagamento daquele serviço, e cada registro de venda precisa ter no mínimo um registro de faturamento do serviço e ao final do contrato, da prestação e dos faturamentos não pode haver saldo e esse parece ser um dos erros mais comuns do Siscoserv.

As pessoas fazem o seus registros de aquisição, de venda  e depois esquecem, algumas até não sabem que existe essa necessidade outras sabem e acabam esquecendo e também não há um dispositivo muito fácil para quem tenha um certo volume já de registros para se fazer um controle, dessa forma as pessoas acabam fazendo o controle no papel, em Excel, controles manuais e paralelos da empresa. Um controle paralelo sempre oferece risco, eles podem perder esse controle, perder o arquivo, o responsável pode sair da empresa, pegar férias e uma outra pessoa depois não conseguir dar continuidade e aquele registro ficar lá a de eterno com um saldo pendurado.

Outras dificuldades:

Uma outra dificuldade que o post “Siscoserv: Controlar Registros, Saldos, Retificações e Aditivos” demonstra é com relação às pessoas que fazem registro de contrato continuado ou de longa duração onde há faturamentos adicionais, operações adicionais no contrato, nesse caso há a necessidade de realizar aditivos nos registros. Muitas vezes, quando o controle é 100% manual, as pessoas acabam tendo dificuldade de aditivar esses registros ou até mesmo de retificar, quando há a necessidade de fazer alguma mudança, quando por exemplo não vai haver um pagamento e/ou não vai ser conseguir zerar o saldo do registro, há a necessidade de justificar os motivos da retificação. Então todos esses controles do que foi pago, faturado, de aditivo, retificação, de saldo, etc, apresentam um desafio.

Conforme o tempo passa e os registros aumentam, a tendência é de que a pessoa tenha cada vez mais dificuldade com os controles paralelos e manuais.

Diante disto percebe-se a grande importância de ter uma ferramenta que apoie o usuário, que impeça que ele se esqueça de um registro com saldo, que não consiga eventualmente controlar as retificações e os aditivos, então é muito importante esse apoio, de preferência apoio tecnológico para que o usuário tenha no sistema um apoio e não indo diretamente até o site do governo que gera desafios maiores que normalmente os já apresentados pelo sistema.

Se o post “Siscoserv: Controlar Registros, Saldos, Retificações e Aditivos” lhe foi útil e você deseja conhecer as nossas ferramentas que vão ajudar você ou o funcionário da sua empresa a controlar o Siscoserv nós estamos à sua disposição e teremos satisfação em lhe atender!

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Os Desafios do Siscoserv: Análise de Documentos para Registro

Um outro grande Desafio que o Siscoserv trouxe para as empresas que precisam fazer os seus registros, são os documentos colocados a disposição de quem quer que seja que tenha de fazer a entrega da declaração no Siscoserv.

Este que será o tema do nosso post de hoje, “Desafios do Siscoserv: Análise de Documentos para Registro”.

Por que os documentos são um problema?

Porque serviços, no Brasil, costumam ser muito informais. Os cuidados que se tem com documentos de mercadoria, que já nem sempre são perfeitos, não se tem pra área de serviços.

Por que com produtos o cuidado é maior?

Porque já havia uma necessidade e um cuidado da Receita Federal muito maior com mercadorias. Quando uma empresa compra um produto já se tem ciência da necessidade de efetuar um cadastro – esse cadastro muitas vezes demora horas ou até mesmo dias.

Existem também campos a serem preenchidos:

• Código;
• Descrição;
• Idade e medida;
• NCM;
• Classificação Fiscal da Mercadoria .

Com serviços nunca foi assim, a formalidade era muito menor bastava mandar um e-mail, um pedido ou mesmo uma ligação para o fornecedor do serviço e ele vinha, prestava o serviço e depois mandava uma nota ou fatura e era tudo muito simples e menos formal.

Algumas empresas possuem processos um pouco mais estruturados para serviços mas, nem sempre para todos os serviços, as vezes apenas para alguns de maior valor. Porém o Siscoserv não distingue serviços por valor ou por importância.

Todos os serviços transacionados com domiciliados no exterior, ou muitas vezes até com intermediários no Brasil mas quando o prestador é do exterior, há sim a necessidade de registro no Siscoserv, e os documentos costumam não mencionar:

• A data de inicio e fim do serviço;
• Uma descrição adequada do serviço que permita a correta classificação da NBS;
• Muitas vezes não menciona o NIF do prestador do serviço no documento;

Nós aqui no Brasil colocamos CNPJ em quase tudo mas, não tomamos o cuidado de exigir ou pedir o “CNPJ”, ou o equivalente a ele, das empresas em outro país e isso é necessário agora para informar no sistema.

Temos que tomar muito cuidado para não confundir Informalidade com Irregularidade. Serviços sempre foram informais por que não se tinha esse controle e cuidado.

Agora cuidado! Por que o controle existe, existe um sistema para medir.

Por que devemos tomar cuidado para que a informalidade não vire irregularidade?

O Siscoserv é uma obrigação acessória, ele não criou tributos ou alterou tributos, alíquota, fato gerador, incidência e nenhum dessea mas, ele é uma obrigação acessória que evidência problemas em obrigações principais como:

• Recolhimento de IR em uma contratação de serviço do exterior;
• De IOF;
• De CID;
• De ISS, quando é um serviço prestado por exemplo por um domiciliado no exterior;
• De PIS/COFINS quando houver incidência.

Serviços também tem tributos e não raro essa informalidade no setor de serviço pode levar a uma eventual irregularidade no recolhimento do tributo.

Isso vai ficar muito claro seja com o registro no Siscoserv ou com a ausência do registro, porque as transações elas ocorrem, e boa parte delas são possíveis de se medir por outras entregas feitas aos Órgãos Anuentes e Receita Federal como:

• SISBASEN no caso do câmbio;
• Como o Siscomex, no caso de comércio exterior;
• Marinha Mercante;
• Mantra;
• Decred, que é onde as operadoras de cartão de crédito fazem e declaram a movimentação;
• Viagens, entrada e saída do país;

Há muitos mecanismos que levam para os Órgãos Anuentes informações sobre as nossas transações de serviço. O registro ou até a falta dele pode evidenciar essa informalidade, ainda mais se ela for eventualmente uma irregularidade, mesmo que não seja uma irregularidade planejada. A empresa simplesmente faz de maneira informal e não tem conhecimento disso.

Um exemplo muito claro, e arriscado inclusive, são as transações de comércio exterior no setor de mercadorias onde tudo que ocorre na transação da mercadoria, de um país até outro país, é serviço ao longo da cadeia e não por acaso estes serviços de comércio exterior.

Por exemplo:

Serviço de transporte de passageiros, e quaisquer outros serviços onde haja agenciamento, onde haja a interposição de pessoas ou empresa no meio do caminho.

Nestes serviços, há um risco concentrado muito grande, por que a informalidade pode apontar em algum ponto da cadeia a eventual informalidade ou irregularidade no recolhimento do tributo, numa eventual sonegação de impostos, um não oferecer o valor total do serviço a tributação, o que é uma lei, uma norma que não foi o Siscoserv que criou.

Nós sabemos que todo e qualquer serviço tem de ser oferecido a tributação, mas essa informalidade pode permitir que não se observe todas as questões fiscais, tributárias e cambiais nas transações de serviço.

Então muito cuidado com os documentos pelos quais você paga e que você recebe, eles podem criar dúvidas na hora de você fazer o registro e podem fazer com que você deixe de registrar uma obrigação de uma registro que era obrigatório ou pode fazer com que você efetue um registro que não deveria ser feito, e em qualquer dos casos há risco de você ser penalizado pela falta de tributação desse serviço.

Quem precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos aqui sempre à sua disposição para ajudá-lo.

Os Desafios do Siscoserv: Ajuda para efetuar ou conferir os registros

Um outro desafio que o Siscoserv criou para as empresas e pessoas que precisam fazer os seus registros é com relação a ajuda e ao apoio que não raro essas pessoas precisam na hora de fazer o registro.

Esse é o tema do nosso primeiro post da semana “Desafios do Siscoserv: Ajuda para efetuar ou conferir os registros”

Siscoserv: Ajuda para efetuar ou conferir os registros – As pessoas dizem que fazer o Siscoserv em si não é difícil, não é tão complicado, o desafio fica por conta:

• Do que registrar;
• Como registrar;
• Quando registrar;
• Contra quem;
• Qual NIF;
• Qual NBS;
• Qual data, início fim;
• Se possui ou não enquadramento;
• Qual o módulo de prestação;
• Qual a moeda;
• O que fazer quando há duas moedas;

São muitos os desafios e dúvidas ao longo do caminho quando você vai fazer o registro das empresas, muitas vezes surgem operações novas e diferentes, faltam informações das áreas da empresa.

E aí? Essa pessoa que precisa fazer o que registro, o que ela deve fazer na hora que surgem as dúvidas?

É obvio que ela pode buscar os órgãos competentes:

• Receita Federal – Via Solução de consulta, que tratam de casos concretos, porém leva um tempo para ser respondida. Existem mais de 200 soluções de consulta pois normalmente as empresas querem respostas para o seus casos específicos;
• MDIC – Sempre responde bem, mas possui uma equipe limitada que acaba não suprindo as questões de todos o país. Também não entra em casos concretos, orienta pelo que diz os normativos por ser a sua competência legal;
• SERPRO;

Há um desafio muito grande no momento em que as dúvidas surgem, as pessoas acabam buscando na internet onde ainda não há muitas referências sobre o tema.

Então deixamos aqui uma dica valiosa para que a pessoa responsável pelo registro, seja interna ou externa, em nome da sua empresa conte com um apoio especializado e tenha a sua disposição pessoas que possam no momento em que dúvida surgir, que não raro é próximo ao final do prazo para registro, tenha alguém no outro lado da tela ou da linha para lhe:

• Apoiar;
• Orientar;
• Analisar os documentos junto a esse responsável;
• Ou até mesmo fazer a conferência do registro antes de mandar para os órgãos competentes.

Esperamos que o artigo “Siscoserv: Ajuda para efetuar ou conferir os registros” tenha lhe ajudado! Se precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos  sempre à sua disposição para ajudá-lo.

Os Desafios do Siscoserv: Conseguir informações com as empresas estrangeiras

Um grande desafio que as empresas enfrentam no Siscoserv é conseguir informações claras e precisas com os prestadores de fora do Brasil, ou tomadores, com as empresas domiciliadas no exterior.

Este que será o tema do nosso post de hoje, “Desafios do Siscoserv: Conseguir informações com as empresas estrangeiras”

Siscoserv: Conseguir informações com empresas estrangeiras: As empresas prestadoras de serviços domiciliadas no exterior ainda não estão acostumadas a prestar algumas informações que agora as empresas brasileiras são obrigadas a solicitar para efetuar o registro no Siscoserv.

Uma das dificuldades é que o NIF, equivalente ao CNPJ, lá no país de origem do prestador ou tomador de serviço no exterior, não costuma levar essa mesma nomenclatura e varia muito de país para país e uma das dificuldades das empresas brasileiras é saber pedir de uma maneira que outro lado da história entenda qual o número necessário.

Não raro a pessoa que está procurando esta informação não é a mesma pessoa que negociou com a empresa lá fora, ou pior, muitas vezes a empresa lá fora não teve uma relação comercial direta com a empresa aqui no Brasil, houve um intermediário, um agente no meio, e esse agente muitas vezes não sabe da responda ou não tem certeza se está correta.

Nesse caso temos que buscar o contato com a empresa lá fora.

Notem que esse campo – NIF – é um campo primordial para a Receita Federal. Se nós não o preenchermos há o risco de sermos multados por “Informação omitida ou inexata”. Uma vez que esse campo, caso esteja em branco, exige a informação do porque não foi preenchido:

• Por que o país não possui NIF;
• Por que a empresa é dispensada ou isenta – como seria aqui no Brasil.

Deve-se tomar muito cuidado preenchê-lo.

Preencher errado também está sujeito a penalidade pois qualifica-se como informação inexata. Muito cuidado com as informações que são necessárias que o prestador ou tomador de serviço nos dê para que possamos fazer a entrega.

A dificuldade não está apenas no NIF, uma descrição adequada do serviço também é muito importante. Muitas vezes as descrições são feitas com termos genéricos como “Serviços Empresariais” ou um texto na fatura que não identifica quase que em nada o que foi o serviço prestado.

Outras dificuldades

Muitas vezes a empresa tem que entrar no site do prestador do serviço lá de fora para tentar identificar quais são os serviços que ele presta, por que, repito “Nem sempre a pessoa que está fazendo os registros é a que fez a transação”. Essa pessoa não sabe:

• O que passou;
• O que a empresa executa;
• Qual serviços ela presta;
• Qual o NIF;
• Como ele é chamado no país;
• Como pedir para a empresa o número correto;
• Quem é o responsável para contato.

Esse vem sendo um desafio e um risco muito grande para as empresas que não preencherem este campo ou preencherem de maneira equivocada. Muito cuidado seja com:

• Descrição de serviço;
• Datas;
• Identificação das empresas.

Você que prestou ou tomou serviços de fora do país precisa:

• Exigir esse dado da empresa de fora do país;
• Preencher no Siscoserv;
• Garantir que ele esteja correto.

Esse é certamente um desafio que não é recomendável que as pessoas enfrentem sem apoio ou ajuda para que haja ao menos a conferência do registro, garantindo que o NIF e as outras informações que aquele prestador forneceu estão corretas.

Quem precisar de apoio para cumprir com suas obrigações, capacitar os seus profissionais e mantê-los atualizados com apoio continuado pode contar conosco, estaremos aqui sempre à sua disposição para ajudá-lo.

Veja a Playlist no Youtube com todos os vídeos da série:

Os Desafios do Siscoserv:  Falta de informações no ERP e sistemas corporativos

A seguir, o que você irá encontrar no post Siscoserv: Falta de informações no ERP e sistemas corporativos”: Uma das grandes dificuldades que as pessoas que fazem os seus registros no Siscoserv estão enfrentando dentro das suas empresas é obter informações nos sistemas corporativos da empresa. No post “Siscoserv: Falta de informações no ERP e sistemas corporativos”, iremos lhe ajudar a reverter esta situação.

Este que será o tema do nosso post de hoje, “Desafios do Siscoserv: Falta de informações no ERP e sistemas corporativos”

Por que?

Mesmo que esses sistemas sejam grandes ferramentas como SAP, Oracle, Totvs, Microsoft ou vários outros sistemas corporativos, é comum que eles ainda não estejam plenamente adaptados às exigências que o Siscoserv trouxe.

O NIF é um bom exemplo nesse caso. Alguns já tem, outros ainda não tem , e mesmo quando tem não há uma validação mais profunda quanto à:

• Quantidade de campos;
• Quantidade de casas.
• Regras de preenchimento como o CNPJ possui – se você lança o número incorreto o sistema identifica de imediato que não está correto impossibilitando o registro de ser feito.

Normalmente os sistemas não identificam como se chama o NIF em casa país, pois o nome costuma ser muito diferente de um país para o outro.

Esses sistemas também não tem um cadastro de serviços adequado para o Siscoserv que preveja:

• A NBS do serviço ou do intangível;
• O modo de prestação;
• Se há ou não o uso de mecanismos de apoio;
• Qual a tributação envolvida;
• Quando e se houve redução dessa tributação;
• Qual o fato gerador que identifica o início e o fim da prestação daquele serviço.

Fazendo com que os sistemas corporativos não resolvam o problema das empresas.

Não é raro as pessoas nos procurarem perguntando se temos um sistema para Siscoserv que possibilite a integração com o sistema que a empresa já possui.

Nós normalmente dizemos que “sim, nós temos um sistema para integrar com o seu, e nós estamos preparados para essa integração, mas será que o seu sistema está preparado para integrar com o nosso?”.

Para mandar os registros do Siscoserv nós precisamos saber informações como:

• NIF;
• NBS;
• Modo de prestação;
• Enquadramento;
• Data de início e fim do serviço.

E, muitas vezes, o sistema corporativo das empresas não tem esses dados para nos enviar.

Na maioria dos casos, o sistema corporativo sequer controla ou as pessoas sequer informam as transações e serviços no sistema corporativo.

Como ele é muito informal, muitas vezes entra no sistema apenas na hora de fazer o pagamento. No Siscoserv, esse momento é o chamado “RP – Registro de Pagamento”. Antes de possuir um Registro de Pagamento tem que haver um Registro de Aquisição.

O Registro da Aquisição, ou registro da venda, deve existir a partir do momento que o serviço começou a ser prestado. Esse geralmente não é objeto de controle.

Exemplo:

Você comprou um móvel ou máquina para o seu escritório. Normalmente, o serviço de montagem desse equipamento tem uma data de início. É justamente esta data de início que conta para fins de registro no Siscoserv.

Se você não controlar a data de inicio de prestação do serviço não conseguirá controlar ou cumprir o prazo.

Se você deixar para lançar o registro no Siscoserv apenas no momento do pagamento, pode ser que aquele profissional que veio do exterior prestar o serviço de montagem fique um bom tempo aqui, vá para outro país, demore a retornar à sua sede e só quando voltar prestará contas das despesas que teve, dos serviços que prestou.

Em seguida, enviará a fatura e pouco tempo depois paga. Dias depois chegará a contabilidade da empresa, interna ou externa – que muitas vezes é para quem está sendo entregue a obrigação do registro – e já se passou muito tempo do início da prestação.

Então muito cuidado ao definir:

•  Quem vai efetuar o registro;
• A partir de qual informação vai efetuar.

É comum essas informações não estarem à disposição – seja da área contábil, financeira ou até mesmo da área que toma os serviços – nos sistemas corporativos das empresas. Nesse caso é necessário:

• Buscar uma solução que traga esse controle dos serviços para dentro da sua empresa;
• Ou adaptar o seu sistema corporativo para que ele absorva essas transações no momento em que elas ocorrem, no momento do fato gerador que é o início da prestação do serviço.

Nesse momento já deve-se criar os campos necessários na sua ferramenta corporativa. Isto serve para que haja controle e possibilita, posteriormente, entregar os dados completos, seja diretamente no Siscoserv ou para um sistema intermediário que vai gerar os lotes e transmitir para o sistema do governo.

Esperamos que o post “Siscoserv: Falta de informações no ERP e sistemas corporativos” tenha lhe ajudado! Se você precisar de ajuda para adaptar o seu sistema, criar os campos, para definir em qual tela, qual tabela, em qual momento criar cada campo, qual regra criar a partir de cada campo, de onde buscar outra informação para cruzar, como gerar a informação para mandar diretamente para o sistema do governo ou para mandar para um sistema intermediário, que pode ser o nosso ou o de qualquer outra empresa, se precisar dessa ajuda para fazer este projeto e adaptar o seu sistema corporativo nós também estaremos à disposição para ajudá-lo.

Veja a Playlist no Youtube com todos os vídeos da série:

Os Desafios do Siscoserv: Desconhecimento dos prestadores de serviço

Uma das dificuldades que as empresas tem encontrado para cumprir com a entrega do Siscoserv e muitas vezes para começar a entregar é a falta de informação, ou pior, a desinformação ou informação distorcida.

Este que será o tema do nosso último post da série, “Desafios do Siscoserv: Desconhecimento dos prestadores de serviço”

Muitas vezes as empresas buscam orientação nos seus parceiros, prestadores serviços ou fornecedores, seja ele um contabilista – empresa que precisa prestar orientação por ser da natureza do seu ofício esclarecer o cliente se ele deve ou não cumprir com essa obrigação acessória- ou quando esse parceiro é uma empresa envolvida no seu processo de serviços.

Por exemplo:

• Agência de viagens;
• Operador de turismo;
• Um agente de carga e mercadorias;
• Um despachante aduaneiro;
• Ou qualquer outra empresa no meio de um processo de aquisição, seja como prestador ou principalmente como intermediário desse serviço.

Um exemplo clássico se dá com Despachantes Aduaneiros e Agentes de Carga mesmo que seja evidente que muitos já estudaram o tema. Nós temos parceria com vários sindicatos de Despachantes de vários estados.

Temos uma mentalidade muito aberta aos sindicatos de Contabilistas, Despachantes e Agentes de Carga e muitos deles já estudaram o tema e se prepararam – alguns criaram equipes – o suficiente para orientar seus clientes, muitos até com o nosso apoio.

Porém, infelizmente, estes não são a maioria, e este é um dos assuntos principais do artigo “Siscoserv: Desconhecimento dos prestadores de serviço”. O mercado ainda é composto em sua maioria por empresas que não se aprofundaram nem se debruçaram sobre o Siscoserv para estudar o que ele é, e o risco que ele representa para a empresa que toma o serviço.

É extremamente importante que o prestador saiba qual o seu papel, sua relação comercial e contratual com o seu cliente, principalmente aquele parceiro que intermedeia serviços de terceiros.

Exemplo:

Um Despachante Aduaneiro é sempre uma pessoa física. Mesmo que esteja ligada a uma pessoa jurídica ou a uma comissária de despachos ele sempre receberá a procuração no seu CPF, e ele atua sempre inequivocamente em nome do CNPJ do seu cliente.

Esse profissional muitas vezes efetua pagamentos e contrata serviços em nome do seu cliente. Ele pega dinheiro de seu cliente ou paga e pede reembolso, quase todos eles se não todos em nome do cliente.

Este profissional precisa conhecer a fundo o Siscoserv pois ele irá impactar diretamente essas transações que estão sendo pagas.

A Receita Federal alertou recentemente na FIESP:

 “[…] cuidado aos importadores e aos exportadores por que, o modus operandi de pagamento que os senhores estão utilizando pode não estar correto”.

Vejam que a receita já percebeu que existem problemas e equívocos nos pagamentos de comércio exterior.

Muitos pagamentos não são consolidados depois com nota fiscal de prestação de serviço, ainda há a uma grande presença de:

• Recibos;
• Notas de débito;
• Notas de repasse;
• Reembolsos.

A inexistência desses documentos fiscais acaba criando margem para que aja sobre taxa ou um ganho um pouco maior sobre taxa – não necessariamente pelo profissional que está atendendo a empresa mas por outro intermediário que é quem recebeu o dinheiro.

Contabilmente e fiscalmente isso sempre esteve errado mas, como faz muito tempo que é assim, o mercado está viciado em fazer assim e como o cliente já está anestesiado, achando que é assim mesmo e que não há remédio as coisas continuam assim.

Mas fica o alerta!

Isso não é nem um desafio, isto é um erro e um problema grave, fica um alerta de que essas transações não terão vida longa porque já foi percebida pelos órgãos de fiscalização que abre ai margem para problemas fiscais e tributárias nessas transações de serviço.

O agente de transporte, de carga, uma agência marítima que representa o armador, todos esses são players de uma cadeia logística que precisa rever seus conceitos, estudar o tema e entender o assunto pois, se continuar as práticas já existentes no mercado vai criar um grande problema provavelmente para todos os elementos da cadeia logística terminando no importador e exportador, que é quem efetua os pagamentos da contratação desses serviços.

Para quem não tem nada a ver com comércio exterior de mercadorias, fica pelo menos a certeza de que toda empresa tem um contador, interno ou externo, e é também necessário que esses prestadores de serviço entendam o Siscoserv para que possam dizer aos seus clientes se há ou não a necessidade de fazer o registro – no caso de suas empresas não estarem dispensadas.

Tanto os contadores quanto profissionais de outros segmentos são muito bem vindos a nos procurar para buscar orientações. Iremos ajudá-los para que possam oferecer as informações e auxílio aos seus clientes finais – que precisam de alerta e orientação para que entendam o que está acontecendo e possam entregar suas declarações do Siscoserv – com todo o preparo necessário.

Esperamos que o artigo “Siscoserv: Desconhecimento dos prestadores de serviço” tenha lhe ajudado a entender melhor as diversas necessidades causadas pela obrigação!